Geldig vanaf 17 juli 2026 · Cijferchef, KvK 89856732
Cijferchef (eenmanszaak), gevestigd aan Hesseling 10, 4841 JJ Prinsenbeek, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 89856732, btw-id NL004766152B45 ("Cijferchef", "wij"). Bereikbaar via info@cijferchef.nl.
Cijferchef is een online boekhoudpakket. Voor de gegevens die je in je administratie vastlegt (bijvoorbeeld gegevens van jouw klanten en leveranciers) ben jij zelf de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker; daarvoor sluiten we een verwerkersovereenkomst met je (zie artikel 9). Deze privacyverklaring gaat over de gegevens waarvoor Cijferchef zelf verantwoordelijk is: je account, je abonnement en het gebruik van de website. Cijferchef is niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen en heeft er geen.
Accountgegevens. Je naam, je e-mailadres en een versleutelde afgeleide (hash) van je wachtwoord, plus — als je die invult — bedrijfsgegevens zoals KvK- en btw-nummer. Wachtwoorden worden nooit leesbaar opgeslagen (bcrypt). Zonder e-mailadres kunnen we geen account leveren: het is nodig voor de inlogcodes en accountherstel. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
Inloggegevens en beveiliging. Bij elke inlog sturen we een eenmalige 6-cijferige code naar je e-mailadres (verplichte tweestapsverificatie). Sessies werken met een beveiligd cookie (httpOnly, secure); in onze database staat alleen een hash van het sessietoken. Van inlog- en aanvraagverkeer bewaren we kortstondig een gehashte afgeleide van het IP-adres om misbruik te beperken (rate limiting). Grondslag: gerechtvaardigd belang (beveiliging).
Je administratie. De inhoud van je boekhouding (boekingen, facturen, relaties, instellingen) wordt versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM) op servers binnen de EU en is strikt gescheiden per gebruiker. Wij kijken niet in je administratie, behalve als je ons daar bij een supportvraag uitdrukkelijk om vraagt. Van je administratie bewaren we automatisch maximaal 30 herstelpunten (reservekopieën), zodat je een eerdere stand kunt terugzetten. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
Documenten en scans. Bonnen en facturen die je uploadt worden opgeslagen als onderdeel van je administratie (versleuteld, zie hierboven). Voor automatische herkenning (OCR) wordt het document via onze server voorgelegd aan Anthropic (aanbieder van het Claude-model, Verenigde Staten); Anthropic gebruikt via de zakelijke API aangeleverde gegevens niet om haar modellen te trainen. Uploaden is optioneel — je kunt alles ook handmatig invoeren; dan vindt deze verwerking niet plaats. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
Bankkoppeling (Pro/Chef). Koppel je je zakelijke rekening, dan geef je via Ponto (Isabel Group NV, België — een vergunde aanbieder van rekeninginformatiediensten onder PSD2) zelf toestemming om je banktransacties op te halen. Wij ontvangen via Ponto je IBAN en transactiegegevens (datum, bedrag, tegenrekening en omschrijving); die worden versleuteld onderdeel van je administratie. De koppeling is optioneel en kun je op elk moment intrekken (in de app of via je Ponto-dashboard); bankafschriften handmatig inlezen (MT940) kan altijd. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
Chefbot (hulp in de app). De ingebouwde hulp beantwoordt vragen zoveel mogelijk lokaal in je browser; vragen over je cijfers worden altijd lokaal beantwoord en verlaten je apparaat niet. Alleen algemene vragen die de ingebouwde kennisbank niet kan beantwoorden worden — dat staat ook in het chatvenster vermeld — via onze server voorgelegd aan Anthropic (aanbieder van het Claude-model, Verenigde Staten; dezelfde partij als bij de documentherkenning), samen met enkele relevante kennisbankfragmenten en de laatste berichten uit het gesprek, maar zonder je boekhoudgegevens. Anthropic gebruikt via de zakelijke API aangeleverde gegevens niet om haar modellen te trainen; wij slaan de gesprekken niet op. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
Adrescheck. Laat je een adres automatisch aanvullen, dan sturen we alleen de ingevoerde postcode en het huisnummer naar de PDOK Locatieserver van het Kadaster (Nederland) om straat en plaats op te halen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
Btw-nummercontrole. Als je een btw-nummer van een relatie laat valideren, sturen we dat nummer naar VIES, de officiële validatiedienst van de Europese Commissie. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
Betaalgegevens. Abonnementsbetalingen lopen via Mollie B.V. (Amsterdam). Wij bewaren je klant- en abonnementsreferentie bij Mollie, het gekozen abonnement, de periode en de betaalstatus. Bij een geslaagde betaling ontvangen we via Mollie ook het rekeningnummer waarvan is betaald; daarvan bewaren we uitsluitend een versleutelde afgeleide (SHA-256-hash) om misbruik van het uitnodigingsprogramma tegen te gaan — het rekeningnummer zelf slaan we niet op. Mollie is voor de betaalverwerking zelf verwerkingsverantwoordelijke; zie de privacyverklaring van Mollie. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang (misbruikpreventie).
Uitnodigingsprogramma. Doe je mee aan het uitnodigingsprogramma (je nodigt iemand uit, of je wordt via een uitnodiging klant), dan bewaren we je persoonlijke uitnodigingscode, de koppeling tussen uitnodiger en genodigde en de status en tijdstippen van de beloning. Uitnodigen per e-mail verloopt via je eigen mailprogramma: e-mailadressen van genodigden verwerken wij dus niet. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (actievoorwaarden) en gerechtvaardigd belang (misbruikpreventie).
Facturen. Voor elke abonnementsbetaling maken we een factuur met de wettelijk verplichte gegevens (waaronder je naam en — als je die hebt ingevuld — je bedrijfsgegevens). Facturen bewaren we 7 jaar (fiscale bewaarplicht). Grondslag: wettelijke verplichting.
Juridisch bewijs van akkoord. Als je akkoord gaat met onze voorwaarden leggen we vast: de versie en een digitale vingerafdruk (hash) van de tekst, het tijdstip en het IP-adres. Grondslag: gerechtvaardigd belang (bewijsplicht).
E-mail. We sturen alleen transactionele e-mail (bevestiging, inlogcode, wachtwoordherstel, wijziging e-mailadres, facturen) via de SMTP-server van onze hostingprovider STRATO, met een mailbox op ons eigen domein. We sturen geen nieuwsbrieven zonder aparte toestemming.
Geen advertenties, geen tracking- of analytics-cookies, geen verkoop of verhuur van gegevens, geen profilering en geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen. De site gebruikt alleen functionele opslag (het sessiecookie en lokale opslag in je browser voor de werking van de app); daarom tonen we geen cookiebanner. Ook lettertypen en scripts serveren we van ons eigen domein, zodat je bezoek geen verzoeken naar externe partijen oplevert.
Hosting en opslag bij STRATO AG (Berlijn, Duitsland) op servers binnen de EU. Er vindt geen doorgifte buiten de EER plaats, met één uitzondering: de automatische documentherkenning en de AI-antwoorden van de Chefbot-hulp lopen via Anthropic, waarbij gegevens buiten de EER (Verenigde Staten) kunnen worden verwerkt op basis van EU-standaardcontractbepalingen. Gebruik je de documentherkenning niet en stel je Chefbot geen vrije vragen, dan blijft alles binnen de EU.
Je administratie en documenten: zolang je account bestaat. Documenten die je verwijdert worden nog bewaard tot de fiscale bewaarplicht van 7 jaar is verstreken (artikel 52 AWR) en daarna definitief gewist. Na opzegging van je account verwijderen we accountgegevens binnen 30 dagen, met uitzondering van gegevens waarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt (zoals facturatie- en akkoordgegevens: 7 jaar). Beveiligingslogs en rate-limit-gegevens: maximaal 24 uur. Herstelpunten schuiven automatisch door (maximaal 30 per gegevenssoort). Gegevens van het uitnodigingsprogramma (code, koppeling uitnodiger–genodigde, rekeningnummer-hash): zolang je account bestaat.
Versleutelde verbindingen (TLS), versleutelde opslag (AES-256-GCM), wachtwoord-hashing (bcrypt), verplichte tweestapsverificatie, eenmalige tokens met vervaltijd waarvan alleen hashes worden bewaard, strikte scheiding per gebruiker in de database, rate limiting tegen misbruik en automatische herstelpunten. Toegang tot productiesystemen is beperkt tot uitsluitend de eigenaar (eenmanszaak zonder personeel).
Alleen met de partijen die nodig zijn om de dienst te leveren: STRATO (hosting en e-mailbezorging), Mollie (betalingen), Isabel Group/Ponto (bankkoppeling — alleen als je die zelf activeert), Anthropic (documentherkenning en AI-antwoorden van de Chefbot-hulp), het Kadaster/PDOK (adrescheck) en de Europese Commissie/VIES (btw-validatie, alleen het btw-nummer). Met verwerkers sluiten we verwerkersovereenkomsten. We verstrekken gegevens verder alleen als de wet ons daartoe verplicht.
Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Voor je administratie kun je veel zelf: exporteren (o.a. Excel, PDF, XAF-auditfile) en verwijderen kan direct in de app. Berust een verwerking op je toestemming (zoals een eventuele nieuwsbrief), dan kun je die toestemming op elk moment intrekken; dat doet geen afbreuk aan de verwerking vóór de intrekking. Voor overige verzoeken: mail info@cijferchef.nl; we reageren binnen een maand. Klachten kun je indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
In jouw administratie staan persoonsgegevens van jouw klanten, leveranciers en eventueel personeel. Daarvoor ben jij verwerkingsverantwoordelijke en is Cijferchef verwerker. Onze verwerkersovereenkomst maakt deel uit van het abonnement en geldt automatisch zodra je een administratie voert.
Bij inhoudelijke wijzigingen informeren we je via de app of per e-mail. Deze verklaring geldt vanaf de datum die bovenaan deze pagina staat; de actuele versie staat altijd op cijferchef.nl.