Bijlage bij de algemene voorwaarden · geldt automatisch voor elke klant met een administratie · versie 16 juli 2026
Partijen
1. De klant: de (rechts)persoon die een Cijferchef-account heeft aangemaakt en daarmee deze overeenkomst is aangegaan ("Verwerkingsverantwoordelijke"); en
2. Cijferchef (eenmanszaak), gevestigd aan Hesseling 10, 4841 JJ Prinsenbeek, KvK 89856732 ("Verwerker").
Deze verwerkersovereenkomst is onderdeel van de overeenkomst tot het gebruik van de online boekhouddienst Cijferchef (de "Hoofdovereenkomst") en gaat bij strijdigheid over de verwerking van persoonsgegevens vóór op de algemene voorwaarden.
1.1 Verwerker verwerkt in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens die onderdeel zijn van de administratie(s) die de klant in Cijferchef voert. Verwerking vindt uitsluitend plaats voor het leveren van de dienst en op basis van schriftelijke instructies (waaronder de instellingen en handelingen van de klant in de app).
1.2 De duur is gelijk aan de duur van de Hoofdovereenkomst. Artikel 8 (teruggave en verwijdering) blijft daarna van kracht tot de afwikkeling is voltooid.
2.1 Aard en doel: het hosten, opslaan, tonen, verwerken (boekhoudkundige berekeningen, documentherkenning, ophalen van banktransacties via de bankkoppeling, rapportages, aangifte-samenstelling) en beveiligen van de administratie.
2.2 Categorieën persoonsgegevens: naam- en adresgegevens, contactgegevens, bankrekeningnummers (IBAN) en banktransactiegegevens, btw- en KvK-nummers, factuur- en betaalgegevens, en — voor zover de klant die vastlegt — gegevens over personeel (zoals loonjournaalposten).
2.3 Categorieën betrokkenen: klanten (debiteuren), leveranciers (crediteuren), personeel en overige relaties van de Verwerkingsverantwoordelijke, en de gebruiker zelf.
2.4 Verwerker verwerkt geen bijzondere categorieën persoonsgegevens, tenzij de klant die zelf in vrije velden of documenten opneemt; de klant staat ervoor in daarvoor een grondslag te hebben.
Verwerker: (a) verwerkt uitsluitend volgens deze overeenkomst en de wet; (b) waarborgt de vertrouwelijkheid — personen die toegang kunnen hebben tot klantdata zijn tot geheimhouding verplicht; (c) treft de technische en organisatorische maatregelen van Bijlage 2 en houdt die op peil naarmate de techniek zich ontwikkelt; (d) informeert de klant als een instructie naar zijn oordeel in strijd is met de AVG; (e) verleent redelijke bijstand bij verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering) — grotendeels kan de klant dit zelf direct in de app afhandelen; (f) verleent redelijke bijstand bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) als de klant die moet uitvoeren.
4.1 De klant geeft algemene toestemming voor de subverwerkers in Bijlage 1.
4.2 Bij een voorgenomen toevoeging of vervanging informeert Verwerker de klant ten minste 30 dagen vooraf (via de app of e-mail). Maakt de klant gemotiveerd bezwaar, dan treden partijen in overleg; biedt dat geen oplossing, dan mag de klant de Hoofdovereenkomst opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe subverwerker start.
4.3 Verwerker legt aan subverwerkers verplichtingen op die gelijkwaardig zijn aan deze overeenkomst en blijft jegens de klant verantwoordelijk voor hun nakoming.
Verwerking vindt plaats op servers binnen de EU. Doorgifte buiten de EER vindt alleen plaats als daarvoor een geldig doorgiftemechanisme bestaat (adequaatheidsbesluit of EU-standaardcontractbepalingen) en wordt vermeld in Bijlage 1.
6.1 Verwerker informeert de klant zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, over een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de administratie van de klant (mogelijk) raakt, met de informatie die de klant nodig heeft voor een eventuele melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.
6.2 De melding aan toezichthouder en betrokkenen is de verantwoordelijkheid van de klant; Verwerker verleent daarbij redelijke bijstand en documenteert het incident en de herstelmaatregelen.
Verwerker stelt op verzoek (maximaal eenmaal per jaar) informatie beschikbaar waaruit de nakoming van deze overeenkomst blijkt, zoals een beschrijving van de maatregelen van Bijlage 2 en relevante rapportages. Volstaat dat aantoonbaar niet, dan mag de klant op eigen kosten een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige, onder geheimhouding, na 14 dagen aankondiging, tijdens kantooruren en zonder onevenredige verstoring van de dienst.
8.1 De klant kan zijn gegevens op elk moment zelf exporteren (o.a. Excel, PDF en XAF-auditfile).
8.2 Na het einde van de Hoofdovereenkomst verwijdert Verwerker de administratie en de herstelpunten binnen 30 dagen, behalve voor zover een wettelijke plicht langer bewaren vereist (zoals reeds "verwijderde" documenten die onder de fiscale bewaarplicht van 7 jaar vallen, artikel 52 AWR; die blijven tot het einde van die termijn in het beveiligde archief en worden daarna gewist).
9.1 Voor aansprakelijkheid geldt de regeling (inclusief beperkingen) uit de Hoofdovereenkomst, met dien verstande dat beperkingen niet gelden voor zover schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid.
9.2 Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing; geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van het arrondissement Zeeland-West-Brabant.
| Subverwerker | Vestiging | Dienst | Doorgifte buiten EER |
|---|---|---|---|
| STRATO AG | Berlijn, Duitsland | Hosting, opslag (versleuteld), e-mailbezorging (SMTP) | Nee |
| Isabel Group NV (Ponto) | Brussel, België | Ophalen van banktransacties voor de bankkoppeling — alleen als de klant die zelf activeert (vergunde rekeninginformatiedienst onder PSD2) | Nee |
| Anthropic | Verenigde Staten | Automatische documentherkenning (OCR) van geüploade bonnen/facturen — optioneel — en AI-antwoorden van de Chefbot-hulp (alleen de gestelde vraag, recente chatberichten en kennisbankfragmenten; boekhoudcijfers worden lokaal beantwoord en niet meegestuurd); gegevens worden niet gebruikt voor modeltraining | Ja — EU-standaardcontractbepalingen |
VIES (Europese Commissie) ontvangt bij een btw-nummercontrole alleen het btw-nummer en is geen subverwerker maar een publieke validatiedienst. Hetzelfde geldt voor de PDOK Locatieserver van het Kadaster (adrescheck: alleen postcode en huisnummer). Mollie B.V. (Amsterdam) verzorgt de abonnementsbetaling van de klant aan Cijferchef en is daarvoor zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke; Mollie verwerkt geen persoonsgegevens uit de administratie en is daarom geen subverwerker.
Versleuteling in transit (TLS, HSTS) en at rest (AES-256-GCM per gegevensblok). Wachtwoorden uitsluitend als bcrypt-hash, met timing-veilige verificatie. Verplichte tweestapsverificatie per e-mail bij elke login (code 10 minuten geldig, maximaal 5 pogingen). Eenmalige beveiligingstokens (256-bit) waarvan alleen SHA-256-hashes worden opgeslagen, met vervaltijden. Sessiecookies httpOnly + secure + SameSite=Lax; alleen token-hashes in de database. Strikte scheiding per gebruiker: elke databasequery is gebonden aan het gebruikers-ID. Rate limiting per IP op inloggen, mail en opslag. Automatische versleutelde herstelpunten (maximaal 30 per gegevenssoort) met conflictdetectie tegen onbedoeld overschrijven. Soft-delete met gecontroleerde bewaartermijn voor documenten (fiscale bewaarplicht). Vastlegging van juridisch akkoord (versie, teksthash, tijdstip, IP). Toegang tot productie beperkt tot uitsluitend de eigenaar (eenmanszaak zonder personeel); wijzigingen worden getest (geautomatiseerde reken- en synctests) vóór uitrol.
De overeenkomst geldt al door acceptatie bij registratie; apart ondertekenen kan desgewenst hieronder.
| Verwerkingsverantwoordelijke | Verwerker | |
|---|---|---|
| Naam | ||
| Functie | ||
| Datum | ||
| Handtekening |